Logo_ViajesEjecutivo

 

Inicio Vuelos Hoteles Vacaciones Coches Congresos Cruceros Casas Rurales Novios Ofertas Contacto

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y GESTION DE CONGRESOS Y CONVENCIONES

Si en algún momento ha pensado cómo podía organizar una convención, un
congreso o como presentar su producto, organizar un desayuno de trabajo,
una jornada de formación o cualquier otro evento y le han surgido miles de
dudas sobre qué hacer o dónde acudir, no lo piense más, Viajes Ejecutivo
dispone de un departamento especializado en la planificación y organización
de todo tipo de eventos capaz de satisfacer sus necesidades, objetivos y
presupuesto.

Tenemos acuerdos de colaboración con las principales cadenas hoteleras y
centros de convenciones, lo que nos permite ofrecerle una cuidada selección
de hoteles con tarifas y servicios especiales y con la máxima garantía,
cuidando hasta el último detalle para que se desarrolle de forma eficaz y sea
un rotundo éxito.
Estudiaremos cada uno de los apartados del evento para crear el ambiente de
trabajo que usted y su empresa desean: la organización del viaje, transporte,
hoteles, relaciones públicas, secretaría y documentación, azafatas,
audiovisuales, servicio de traducción simultánea, actos sociales, espectáculos,
y aquello que precise.

Nuestro objetivo es hacer de su evento un éxito seguro y nuestra experiencia.
su garantía.

Congreso_ViajesEjecutivo_2008
ASESORÍA Y ORGANIZACIÓN SERVICIOS TURÍSTICOS SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
PLANIFICACIÓN
Confección de un estudio de planificación y calendario de acciones

SALAS
Localización y contratación del local o salas adecuadas

IMPRENTA
Diseño y creación de formularios, programas, material vario
(cartas, sobres, invitaciones),
libros de resúmenes y ponencias, carteles

INTERPRETACIÓN SIMULTÁNEA
Contratación del equipo de intérpretes.
Contratación del equipo técnico necesario
( cabinas, auriculares, sistema infrarrojo, radio, etc. )

MEDIOS AUDIOVISUALES
Proyección: videodata, power point, transparencias, diapositivas.
Sonido: equipos de sonido y grabación

TRADUCCIONES
Traducciones de textos, ponencias, transcripciones

AZAFATAS
Contratación del equipo de azafatas necesario, personal auxiliar

EXPOSICIÓN
Planificación, promoción y control de venta de stands
Organización de exposiciones paralelas al evento

RELACCIÓNES PÚBLICAS
Promoción del evento a nivel local y nacional
Permisos oficiales
Prensa
Edición de un periódico diario del congreso

DOCUMENTACIÓN
Carteras de documentación, distintivos, material informativo

DECORACIÓN Y SEÑALIZACIÓN
Decoración de escenarios
Banderas, carteles exteriores e interiores, señalización y distribución de salas
Carteles de sobremesa

SEGURIDAD
Estudio de necesidades de seguridad
Agentes

SEGUROS
Seguro personal de asistentes.
Seguro del evento

OBSEQUIOS-RECUERDO
Medallas conmemorativas.
Obsequios especiales para ponentes e invitados
Recuerdo para acompañantes

ALOJAMIENTO
Obtención de alojamiento y adecuación de los cupos hoteleros. Asignación y confirmación
de habitaciones. Confección de listas nominales
y verificación previa a la llegada de los
asistentes a los hoteles

TRANSPORTE
Contratación de los autocares necesarios para los traslados de los participantes a actos comunes. Traslados desde el aeropuerto..
Alquiler de automóviles con y sin conductor

Palacio_Congresos_Madrid

PROGRAMA SOCIAL
Organización de actos de carácter social para todos los asistentes, tanto delegados como acompañantes: recepciones, cenas de gala, espectáculos, conciertos, etc

PROGRAMA DE ACOMPAÑANTES
Diseño de un programa de visitas culturales y culturales para acompañantes

EXCURSIONES
Organización de excursiones turísticas y visitas técnicas

VIAJES PRE Y POST CONGRESO
Preparación de viajes pre y post evento de carácter turístico o técnico

DOCUMENTACIÓN
Obtención y distribución de material turístico, tanto de la ciudad sede, como de las zonas turísticas del resto de España

SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES
Emisión de billetes de avión, tren o barco. Tarifas especiales. Estudio y confección de viajes para ponentes e invitados. Instalación de una oficina en la sede del evento para atención a los asistentes

Envío de programas y material de promoción, manipulación de sobres y puesta en correo.
Confección de listas de posibles asistentes

Recepción y proceso informatizado de inscripciones con información inmediata al Comité Organizador
Confección y control del resupuesto general

Confección de página WEB para recoger la información del evento. Inscripción a través de la misma así como del en vío de resúmenes y trabajos científicos

Recepción y administración de las cuotas de inscripción. Revisión del presupuesto de acuerdo con los ingresos y gastos

Correspondencia varia con inscritos y ponentes

Preparación y entrega de documentación
Confección de listados, distintivos, etc

Supervisión de los diferentes servicios contratados
Presentación y rendición de cuentas finales

INFORMACIÓN Y RESERVAS: 91 456 02 00 E-mail: reservas@viajesejecutivo.com
VIAJES EJECUTIVO, S.A C.I.C. MA. 89 C/Conde de la Cimera, 4 - 28040 Madrid
Tarjetas