PLANIFICACIÓN
Confección de un estudio de planificación y calendario de acciones
SALAS
Localización y contratación del local o salas adecuadas
IMPRENTA
Diseño y creación de formularios, programas, material vario
(cartas, sobres, invitaciones),
libros de resúmenes y ponencias, carteles
INTERPRETACIÓN SIMULTÁNEA
Contratación del equipo de intérpretes.
Contratación del equipo técnico necesario
( cabinas, auriculares, sistema infrarrojo, radio, etc. )
MEDIOS AUDIOVISUALES
Proyección: videodata, power point, transparencias, diapositivas.
Sonido: equipos de sonido y grabación
TRADUCCIONES
Traducciones de textos, ponencias, transcripciones
AZAFATAS
Contratación del equipo de azafatas necesario, personal auxiliar
EXPOSICIÓN
Planificación, promoción y control de venta de stands
Organización de exposiciones paralelas al evento
RELACCIÓNES PÚBLICAS
Promoción del evento a nivel local y nacional
Permisos oficiales
Prensa
Edición de un periódico diario del congreso
DOCUMENTACIÓN
Carteras de documentación, distintivos, material informativo
DECORACIÓN Y SEÑALIZACIÓN
Decoración de escenarios
Banderas, carteles exteriores e interiores, señalización y distribución de salas
Carteles de sobremesa
SEGURIDAD
Estudio de necesidades de seguridad
Agentes
SEGUROS
Seguro personal de asistentes.
Seguro del evento
OBSEQUIOS-RECUERDO
Medallas conmemorativas.
Obsequios especiales para ponentes e invitados
Recuerdo para acompañantes |
ALOJAMIENTO
Obtención de alojamiento y adecuación de los cupos hoteleros. Asignación y confirmación
de habitaciones. Confección de listas
nominales
y verificación previa a la llegada de los
asistentes a los hoteles
TRANSPORTE
Contratación de los autocares necesarios para los traslados de los participantes a actos comunes. Traslados desde el aeropuerto..
Alquiler de automóviles con y sin conductor

PROGRAMA SOCIAL
Organización de actos de carácter social para todos los asistentes, tanto delegados como acompañantes: recepciones, cenas de gala, espectáculos, conciertos, etc
PROGRAMA DE ACOMPAÑANTES
Diseño de un programa de visitas culturales y culturales para acompañantes
EXCURSIONES
Organización de excursiones turísticas y
visitas técnicas
VIAJES PRE Y POST CONGRESO
Preparación de viajes pre y post evento de carácter turístico o técnico
DOCUMENTACIÓN
Obtención y distribución de material turístico, tanto de la ciudad sede, como de las zonas turísticas del resto de España
SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES
Emisión de billetes de avión, tren o barco. Tarifas especiales. Estudio y confección de viajes para ponentes e invitados. Instalación de una oficina en la sede del evento para atención a los asistentes |
Envío de programas y material de promoción, manipulación de sobres y puesta en correo.
Confección de listas de posibles asistentes
Recepción y proceso informatizado de inscripciones con información inmediata al Comité Organizador
Confección y control del resupuesto general
Confección de página WEB para recoger la información del evento. Inscripción a través de la misma así como del en vío de resúmenes y trabajos científicos
Recepción y administración de las cuotas de inscripción. Revisión del presupuesto de acuerdo con los ingresos y gastos
Correspondencia varia con inscritos y ponentes
Preparación y entrega de documentación
Confección de listados, distintivos, etc
Supervisión de los diferentes servicios contratados
Presentación y rendición de cuentas finales
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